Weryfikację oraz wyprowadzenie dokumentacji pracowniczej na podstawie akt osobowych

Weryfikacja oraz wyprowadzenie dokumentacji pracowniczej na podstawie akt osobowych.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika teczkę z aktami osobowymi. Akta osobowe składają się z 3 części i powinny zawierać:

1. Część A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie.

Lp.
Określenie dokumentu
1 Wypełniony kwestinariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
2Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadajace w roku kalendarzowym,
w którym pracownik ubiega sie o zatrudnienie.
3Dokumenty potwierdzajace kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy.
4Świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegajacej się o zatrudnienie
w celu przygotowania zawodowego.
5Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku.
6Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

 2. Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Lp.
Określenie dokumentu
1Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków.
2Kwestionariusz osobowy pracownika.
3Zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.
4Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracowników z regulaminem pracy, przepisami Bhp, itd.
5Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech oraz dziecka do lat 14 o zamiarze korzystania z określonych uprawnień w przepisach K.P.
7Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
8Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
9Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
10Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
11Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
12Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku określonymw art. 186 Kodeksu Pracy.
13Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
i kontrolnymi.
14Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
w stosunku pracy.
15Wnioski pracownika dotyczące indywidualnego rozkładu jego czasu pracy.
16Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
17Korespondecja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową.
18Kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
19Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

3. Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Lp.
Określenie dokumentu
1Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
2Dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy.
3Dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ewiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
4Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
5Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
6Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
7Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty w każdej z części akt osobowych, należy ponumerować oraz poukładać w porządku chronologicznym.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. W sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

<- do BHP i P. POŻ.